excel转pdf太大_excel转pdf如何保持在一页

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给别人传文件的时候发现你的Excel文件太大?手把手教你解决

【深度讲解】Excel文件减肥瘦身秘诀

【深度讲解】Excel文件减肥瘦身秘诀

给文件减肥,能提高效率,在实际使用Excel过程中是否存在这种现象:Excel文件不明原因增大,文件内容很少,可是文件高达几兆,打开、计算、保存都很缓慢,甚至死机,有时甚至造成文件损坏,无法打开的情况,造成文件虚胖的原因及减肥瘦身办法有以下几种情况。

(1)工作表中有大量的细小图片对象造成文件增大,这是最常见的文件虚胖原因。

可能的原因:

从网页上复制内容直接粘贴到工作表中,而没有使用选择性粘贴;无意中点了绘图工具栏的直线或其他绘图对象,不知不觉中在文件中插入了小的直线或其他图形,由于很小,肉眼几乎无法看到,又通过单元格的复制产生了大量的小绘图对象;在工作表中插入了图片、其他绘图对象,操作中又将其高度宽度设为0或很小的值,通过复制产生了大量的对象;在行或列的位置中插入了绘图对象,然后隐藏行或列,或设置行高或列宽为很小的值,从而使插入的对象不能看到;工作表中的对象设置了不可见属性或对象的线条和填充色均设为与底色相同,使对象无法看到。

解决办法:

按F5键,定位条件选择“对象”,再按Delete键删除。

图1-5-31是从一个表格中用F5键定位对象得到的结果,标红的部分就是对象,按Delete键删除即可。

图1-5-31

文件删除对象之前有5MB,删除后只有50多KB了,文件大大瘦身了。

(2)工作表中在很大的范围内设置了单元格的格式或者条件格式。

可能的原因:

操作时选择在很大的区域设置或复制了单元格的格式或条件格式,而真正用的区域并不很多,造成工作表内容不多,文件却很大。

判断 *** :

按组合键【Ctrl+End】看看光标落在哪里,有些表只有一两行,格式设置、公式却到了最后一行。

解决办法:

定位真正需要的行号下一行,按组合键【Ctrl+Shift+向下键↓】,选择所有的多余行,删除,真正需要的列号下一列,【Ctrl+Shift+向右键→】,选择所有多余列,删除。对条件格式也可用编辑→定位,定位条件中选“条件格式”,然后在格式→条件格式中删除条件格式。

例如,减肥之前的文件有5MB,打开文件,按组合键【Ctrl+End】,发现光标到了表格最下面的一行,而数据区域只有79行,鼠标选中第80行,按组合键【Ctrl+Shift+向下键↓】,右键删除多余的行,保存文件,发现文件只有21KB。

(3)为很大的区域设置了数据验证。

形成原因:

选择很大的区域设置了数据验证,或将有数据验证设置的单元格复制到很大的区域,尤其是在数据验证设置中进行了“输入法”“输入信息”“出错警告”的设置,更具有隐蔽性,一般不易发现。

判断 *** :

与由于单元格格式造成文件虚胖的原因相同,在清除多余区域的单元格格式后文件大小仍没有减下来,就应该考虑是不是数据验证设置原因引起。

解决办法:

选择多余的单元格区域,数据→数据验证,在“设置”“输入信息”“出错警告”“输入法”页面分别执行“全部清除”。

(4)公式和名称较多或者公式、名称、数据透视表等所引用的单元格范围过大。

我们在定义名称,编写公式,指定数据透视表的数据源时往往图一时方便,而指定了过大的单元格范围。

例如在A列中有包括标题在内的10个数据(A1:A10),标题为“data”,我们现在要定义一个名称,例如“data”,名称管理器“data”这个名称就引用了A列整列,而不是实际的A2:A10。

你能想象到两者的差别吗,如图1-5-32所示。

图1-5-32

解决 *** :针对大量重复使用的公式(包括相对引用的公式),用定义名称的 *** 简化;

公式或定义名称注意引用单元格范围不要超出数据区域。

再补充下,文件中有图片、宏、数据链接等也会使文件增大。

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