excel转pdf为什么显示模糊了_Excel为什么不能另存为PDF

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同一个Excel,有些同学做出来的表格清晰明了,有些同学的表格却……

你的表格是魔是仙?如何化魔为仙?今天就把思路教给你!

01问题描述

好了,不啰嗦了。

我们来看今天的问题。

小全,是我们第 4 期 Excel 训练营的学员,在学习表格设计规范的时候,他在作业里深刻地忏悔自己。

一个小小的表格,竟然用「混乱」、「无头绪」、「怪物」这样恶毒的词语来形容,我不得不说:

「小全你长大了,拉登老师很欣慰。」

来一起看一下这个怪物表格。

◆ 怪物表格 ◆

这是一个「项目全过程实施情况的进度表」,非常普通的一个表格。

说这个表格是怪物,是因为下面几个特点:

❶ 表格太宽。

这个表格有 26 列,列号到达了 Z 列,宽度超过 14 英寸。

❷ 字段太多。

表格里面,包含了项目信息、项目推进计划、各阶段金额核算等等 26 个字段,看着就让人头疼。

问题也就应运而生:

「怎么能让这个表格变得更加清晰、明了呢?」

*** 很简单:

▲项目下达信息

▲项目推进计划

▲各阶段金额核算

是不是清晰了很多?

具体怎么做的呢?

别急,我们先来分析一下原因。

02原因分析

◆ What 这是什么问题?◆

表面上,这个是一个表格美化的问题。

本质上,其实是一个信息梳理的过程。

类似的问题还有很多,比如:

❶ 多款项追账记录表

❷ 项目多状态跟进表

❸ 客户到访记录追踪表

......

凡是用多列数据,记录多类信息的表格,都属于这个范畴。

◆ Why 为什么搞不定?◆

大部分人在处理这类表格的时候,都会被 Excel 限制住思维。

总想着用合并单元格、添加表头等表格思维,用美化表格 *** ,来解决问题。

实际上,解决这类问题的关键,要梳理清楚数据信息,做好结构化表达。

对问题只停留在表面,缺乏深度思考、结构化的思考,是问题的核心。

◆ How 应该怎么做?◆

明白原因之后,解决 *** 可以分成两步走:

❶ 基于幕布,结构化梳理数据;

❷ 基于 Excel,表达数据层级。

接下来,是具体的操作。

03解决 ***

❶ 基于幕布,结构化梳理数据。

原始表格中有 26 个字段,没有任何处理,在一行标题里丢给读者。

这就像当年高考报志愿,琳琅满目专业,让我们无从下手一样。

在幕布中,对数据标题进行梳理,整理数据的层级。

▲第 1 级标题

其实,整体来看就只有 4 类信息:

❶ 项目信息;

❷ 下达信息;

❸ 项目推进计划;

❹ 各阶段金额核算。

每一类的信息中,又包含 3 ~ 4 个子数据。

还可以继续做拆分,变成下面的样子。

▲第 2 级标题

这样阅读起来就可以由浅入深,信息不会过载。

❷ 基于 Excel ,表达数据层级。

用幕布梳理完数据层级,让信息变得结构化之后,,

接下来,要使用表格中的功能,对数据进行结构化的表达。

◆ 第 1 级数据 ◆

使用组合功能,对数据进行折叠,可以把子级的数据折叠起来。

完成后的效果如下:

同时,用不同粗细的边框、背景填充颜色,对不同层级进行视觉区分。

◆ 第 2 级数据 ◆

使用不同的字体颜色,表现字段的主次。

这样原本 6 列的数据,在视觉效果上只有 3 列信息,更加简洁。

但是仔细阅读的话,也不会出现信息的遗漏。

同时,用不同粗细的边框、背景填充颜色、字体,对不同层级进行视觉区分。

◆ 效果对比 ◆

表格样式设计完成之后,对比前后的效果,整个表格看起来是不是舒服多了。

▲改善前

▲改善后

04总结

◆ 本节知识点 ◆

❶ 结构化思考。

用幕布梳理信息结构。

❷ 表格分层 *** 。

组合功能,颜色标记、单元格边框。

会表达,结构化思考,才是我们要提升的重点,Excel 只不过是结构化的一种表现形式~

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